Апостиль: оригинал или копия?

Разбираемся, когда нужно ставить штамп «Апостиль» на подлинники документов, а когда на копии. Примечание: всё относящееся к апостилированию нотариальных копий справедливо и для нотариальных переводов.

От чего зависит: оригинал или копия?

Во-первых, есть список документов, которые можно апостилировать только в копии (см. следующий пункт). Если же документ допустимо апостилировать и в подлиннике, и в копии, то надо исходить из требований той организации, куда вы будете сдавать документы. В разных странах и даже в разных организациях одной и той же страны могут действовать разные правила. Где-то они строгие (нужно предоставлять только подлинники с апостилем), где-то более лояльные  — подойдут и копии. Актуальные требования надо уточнять самостоятельно. Нежелательно искать такую информацию где-то на форумах в Интернете — условия могли измениться.

Если правила нестрогие и допускается ставить апостиль и на оригинале, и на нотариальной копии, можно сделать выбор исходя из плюсов каждого способа (см. ниже).

Когда нельзя поставить апостиль на оригинал?

Есть перечень документов, которые можно апостилировать только в копии. В российском законодательстве есть некоторые ограничения по оформлению апостиля. Апостиль не ставится  на оригиналы документов, удостоверяющих личность (паспорт гражданина РФ, заграничный паспорт, водительское удостоверение, военный билет, трудовая книжка, паспорт моряка, пенсионная книжка и т.п.). Тем не менее, некоторые иностранные инстанции требуют предоставить эти документы с апостилем. В этом случае нужно сделать нотариальную копию с документа и проставить на нее апостиль. Ставить апостиль на нотариальные копии этих документов не запрещено.

Во-вторых, если апостиль проставляется на оригиналы, то это должны быть официальные документы государственного образца. Документ государственного образца — это документ, форма которого регламентирована. Например, аттестат и диплом относятся к таким документам, а личное дело учащегося/студента, академическая справка — нет. Справка с места работы тоже не является официальным документом. На апостилировние оригиналы таких документов не примут. Выход — сделать нотариальную копию и ее апостилировать.

Кроме того, иногда требуется апостилировать документы, которые не относятся ни к одному государственному органу, уполномоченному проставлять апостиль. Поскольку такого ведомства нет, то и апостиль на подлинники таких документов не оформляется. Это, например, свидетельство о собственности, свидетельство о крещении, медицинская справка, устав, свидетельство о регистрации, учредительный договор юридических лиц. Во всех этих случаях апостиль можно поставить на нотариальную копию или нотариальный перевод этих документов.

Плюсы апостилирования оригиналов

Если апостилировать оригинал, это подойдет для любой инстанции любой страны,  входящей в Гаагскую конвенцию: не нужно переживать, что в приеме такого документа могут отказать. Такой документ можно использовать и в дальнейшем, для предъявления в других странах Гаагской конвенции (апостиль действителен в течение всего срока действия документа). Для документов с небольшим сроком действия типа справки о несудимости или справки с работы это неактульно, а вот для дипломов, свидетельства о рождении — вполне. В случае с нотариальной копией есть ограничения: в одних местах ее примут, в других — нет.

Плюсы апостилирования копий

У нотариальных копий свои преимущества. Так, оформить апостиль на копию диплома гораздо быстрее, чем на подлинник. Почему? За апостилирование оригиналов диплома отвечает Министерство образования, за апостилирование нотариальных копий любых документов — Министерство юстиции. Сроки оформления в этих ведомствах отличаются в разы: в Минобре – 45 календарных дней, в Минюсте — 5-6 рабочих дней.

Нотариальная копия может выручить, если нужно апостилировать документ, выданный в ЗАГС другого региона. По правилам, документы ЗАГС (свидетельства о рождении, о браке, о смерти, о разводе, справка о семейном положении) нужно подавать на апостилирование в том регионе, где они были получены. Это неудобно, если документ получен не в том регионе, где вы сейчас находитесь — надо тратить время и деньги на дорогу или на отправление документов почтой. В этом случае можно сделать нотариальную копию в том регионе, где вы сейчас проживаете. Эту копию примут на апостилирование в этом же регионе.

Еще раз подчеркнем: сначала уточните требования принимающей стороны. Если она оставляет право выбора за вами, тогда можно выбрать более удобный вариант.

По всем вопросам, связанным с оформлением апостиля, обращайтесь в бюро переводов «Оптимум»: по электронной почте zakaz@perevod-buro.ru , по телефону +7 (499) 348-25-34 или через форму заявки.